Qué mirar antes de señar un salón

La visita al salón es la única instancia en la que podés verificar con los ojos lo que después vas a firmar. Dura una hora, te la muestran de noche o con luz de tarde, te sirven algo rico y te cuentan la historia del lugar. Es fácil salir enamorado y sin datos.

Esta es la lista que nos gustaría haber tenido. Está ordenada por el costo de equivocarse: arriba lo que no tiene arreglo después.

Antes de ir: dos cosas que se resuelven por escrito

Que la fecha esté realmente disponible. Suena obvio y es la fuente número uno de decepciones: gente que visita, se enamora y se entera de que la fecha estaba "casi tomada". Pedí confirmación por escrito de que tu fecha y tu franja están libres antes de mover el auto.

Que el presupuesto llegue antes de la visita. Si llegás con el número en la mano, la visita se usa para verificar, no para negociar. Y verificar es lo que realmente necesitás hacer ahí.

Las catorce preguntas

Sobre el espacio y el tiempo

1. ¿A qué hora empieza y a qué hora termina mi contratación? Y por separado: ¿a qué hora puede entrar mi gente a armar? El armado suele necesitar entre dos y cuatro horas y muchas veces no está incluido.
2. ¿Hay otro evento el mismo día, antes o después del mío? Si lo hay, tu horario de armado se comprime y el desarme se vuelve urgente. No es necesariamente malo — es algo que tenés que saber.
3. ¿Hasta qué hora puede haber música, y con qué volumen? Si el salón está en zona residencial, esto lo define una ordenanza municipal, no la buena voluntad del dueño. Pedí que quede escrito en el contrato.
4. ¿Cuál es la capacidad real sentado, con pista de baile armada? La capacidad de pie y la capacidad sentado con pista son dos números muy distintos. El que te importa es el segundo.

Sobre la plata

5. ¿Cuál es el mínimo garantizado de invitados? Es decir: si vienen 90 pero el mínimo es 120, ¿pagás 120? La respuesta cambia tu presupuesto entero.
6. ¿Cuánto vale la hora extra y desde qué minuto corre? Preguntá si se cobra la hora completa o fraccionada, y si incluye personal y barra o solo el espacio.
7. Si seño hoy para dentro de un año, ¿el precio queda congelado? Y si no: ¿se ajusta por qué índice, medido cuándo, publicado dónde. "Se recotiza más cerca de la fecha" no es una respuesta: es un cheque en blanco.
8. ¿Qué pasa si aumento o bajo la cantidad de invitados? ¿Hasta cuántos días antes puedo ajustar? ¿Hay penalidad por bajar?

Sobre lo que puede salir mal

9. ¿Cuál es el plan B por lluvia, y cuánto cuesta? Si el evento es al aire libre: ¿la lona está incluida o se alquila? ¿Se decide cuántas horas antes? ¿Quién decide?
10. ¿Hay grupo electrógeno? En quintas y espacios al aire libre esto es crítico, sobre todo en verano con aire acondicionado, cocina y equipos de sonido a la vez.
11. ¿Qué seguros tiene el salón y cuál me corresponde a mí? Muchos municipios exigen responsabilidad civil y a veces ambulancia presente. Averiguá si está incluido o es un costo tuyo.
12. ¿Qué pasa si cancelo? Que te muestren la política escrita, con los plazos y los porcentajes. Y la contraria, que casi nadie pregunta: ¿qué pasa si el salón cancela? ¿Qué te devuelven y en cuánto tiempo?

Sobre los proveedores

13. ¿Puedo traer proveedores de afuera? Catering, DJ, fotógrafo, ambientación. Y si puedo: ¿hay canon, descorche o "derecho de piso"? Un salón con lista cerrada de proveedores no es peor, pero es un dato que cambia tu margen de maniobra.
14. ¿Quién va a estar el día del evento, de parte del salón? Pedí nombre y teléfono. Que haya una persona identificable a cargo, y no "alguien del equipo", es la diferencia entre resolver un problema en cinco minutos o en cuarenta.

Lo que se mira con los ojos, no con las preguntas

Mientras te muestran el lugar, chequeá vos:

• Los baños. Cuántos, en qué estado, a qué distancia del salón. Con 180 invitados, dos baños son un problema toda la noche.
• El estacionamiento. Cuántos autos entran de verdad, si es propio o en la calle, si hay valet y cuánto cuesta.
• La cocina. Aunque no cocines vos: una cocina chica o mal equipada limita al catering, y eso se paga en el menú.
• La entrada. Cómo llegan los que vienen en remis, dónde para el auto de los novios, si hay escalones para gente mayor.
• El ruido de fondo. Ruta cerca, tren, avenida. De noche y con las puertas abiertas cambia mucho.
• La luz. Si vas a hacer el evento de noche, tratá de visitar de noche. Un lugar hermoso a las 6 de la tarde puede ser otro a las 11.

El contrato: tres cláusulas para leer dos veces

La de cancelación. Que diga plazos concretos y porcentajes concretos. Desconfiá de "se evaluará según el caso".

La de ajuste de precio. Si hay ajuste, tiene que decir qué índice, quién lo publica y en qué momento se mide. Sin las tres cosas, no es una fórmula: es una intención.

La de responsabilidad por daños. Quién responde si un invitado rompe algo, si hay un depósito en garantía, cuándo se devuelve.

La seña no compra el salón: compra que nadie más pueda tomar tu fecha. Todo lo demás —qué incluye, hasta qué hora, cuánto cuesta la hora extra— lo compra el contrato. Si el contrato no lo dice, no está comprado.

Después de la visita, antes de señar

Dejá pasar una noche. Un salón que te presiona a señar en el momento —"tengo otra pareja mirando la misma fecha"— puede estar diciendo la verdad, y aun así vos necesitás dormir una noche antes de comprometer esa plata.

Y pedí todo por escrito. No como desconfianza: como método. Un salón serio no tiene problema en poner por escrito lo que ya te dijo de palabra. El que sí lo tiene te está dando una información valiosa, gratis.